Αρκεί να δει κανείς την έρευνα του Grand View Research, που λέει ότι η αγορά του ERP αναμένεται να φτάσει σε κέρδη τα 125$ ως το 2030 για να καταλάβει τα οφέλη, που επιφυλάσσει σε κάθε επιχείρηση, που το εγκαθιστά. Όπως επίσης αρκεί και να δει κανείς το εντυπωσιακό 75% των περιπτώσεων στις οποίες προκύπτουν προβλήματα, στις περισσότερες εταιρείες, που το εγκαθιστούν για πρώτη φορά.
Η αποτυχία αυτή όμως κάθε άλλο παρά με το ίδιο το σύστημα έχει να κάνει. Αν ήταν έτσι, δε θα το εφάρμοζαν τόσες εταιρείες και δε θα διαπίστωναν αύξηση στα κέρδη τους. Που οφείλεται επομένως όποια δυσλειτουργία εμφανίζεται στο ERP και υπάρχει τρόπος να αποτραπεί; Αυτό θα δούμε παρακάτω.
Οι 3 παράγοντες που κάνουν ένα ERP δυσλειτουργικό
Η εγκατάσταση ενός ERP περνά από 3 φάσεις και συνήθως παρουσιάζει πρόβλημα σε μία από τις 3. Αυτές είναι κατά την εγκατάσταση του νέου λογισμικού, κατά τη μεταφορά δεδομένων από το προηγούμενο σύστημα στο νέο ή κατά την εκπαίδευση του προσωπικού -κυρίως του τμήματος οικονομικών.
Η αποτυχία της εγκατάστασης προκύπτει, όταν οι εταιρείες δεν προβλέπουν όλα τα πιθανά ρίκα, που μπορεί να προκύψουν σε οποιοδήποτε στάδιο αυτής της φάσης. Δεν είναι λίγες οι φορές που εταιρείες παραδέχονται, ότι με καλύτερο σχεδιασμό και διαχείριση των πιθανών κινδύνων στη φάση της εγκατάστασης του ERP θα είχαν αποφύγει σημαντικές ζημίες.
Πως θα αποφύγετε το ενδεχόμενο αποτυχίας κατά την εγκατάσταση λογισμικού εφαρμογών
Μόλις κατανοήσουν τους παράγοντες κινδύνου, που κάνουν το λογισμικό εφαρμογών να αποτυγχάνει κατά την εγκατάσταση, οι εταιρείες μπορούν να λάβουν τα μέτρα τους για να αποφύγουν αυτά τα θέματα. Από τον καθαρισμό δεδομένων, στον ρεαλιστικό προϋπολογισμό μέχρι και τη στρατηγική εκπαίδευσης ακολουθούν μερικά αποτελεσματικά μέτρα για να μεγιστοποιήσετε τα οφέλη από τη χρήση του λογισμικού εφαρμογών.
-
Κάντε ένα ξεκαθάρισμα στα δεδομένα που χρειάζεστε πριν την εγκατάσταση
Η διαδικασία της μεταφοράς δεδομένων από πολλαπλά συστήματα σε ένα μόνο περιβάλλον, αυτό του ERP, απαιτεί μεθοδικότητα. Δεν αρκεί να ρίξετε απλώς τα παλιά δεδομένα στα νέα. Άλλωστε δεν έχει και νόημα να περάσετε, για παράδειγμα στοιχεία προμηθευτών με τους οποίους δε συνεργάζεστε.
Αυτή είναι και μια δουλειά που οι περισσότεροι απεχθάνονται, γιατί είναι μηχανική, χρονοβόρα και βαρετή. Αν όμως γίνει σωστά από την αρχή θα είστε βέβαιοι, ότι έχετε μόνο όσα δεδομένα χρειάζεστε.
-
Βρείτε αρκετό χρόνο για εγκατάσταση, δοκιμές και τη ζεύξη του νέου λογισμικού εφαρμογών
Ένα νέο ERP είναι ένα πανίσχυρο επιχειρηματικό εργαλείο, αλλά με τόσες διαδικασίες και τμήματα να συμμετέχουν στη διαδικασία, το στήσιμο και οι δοκιμές παίρνουν χρόνο. Όμως μόνο με αυτόν τον τρόπο διασφαλίζετε, ότι έχετε ένα σύστημα που δουλεύει στο μέγιστο των δυνατοτήτων του.
Για παράδειγμα το τμήμα του λογιστηρίου θα πρέπει να διασφαλίσει, ότι οι αυτοματοποιημένες αναφορές με πολύτιμα στατιστικά δεδομένα είναι ακριβείς. Οι υπεύθυνοι αποθήκης από την πλευράς τους θα πρέπει να κάνουν δοκιμές και να βεβαιωθούν, ότι όλα όσα αφορούν στη διαχείριση των καταλόγων είναι σωστά: από την αποθήκευση ως και τη διαλογή και την ολοκλήρωση παραγγελιών.
-
Πολλαπλές δοκιμές πριν κάνετε τη ζεύξη
Όσες φορές κι αν το πούμε, δεν αρκεί για να δώσουμε αρκετή έμφαση στο πόσο συχνά πρέπει να δοκιμάζετε το ERP πριν τη μετάβαση από το παλιό στο νέο σύστημα. Με αυτόν τον τρόπο θα αποφύγετε τα λάθη.
Μια καλή συμβουλή, που εφαρμόζουν οι περισσότερες εταιρείες που εγκαθιστούν ERP, είναι να κάνετε ένα δοκιμαστικό του πώς θα ήταν να βγείτε ‘live’. Έτσι θα διαπιστώσετε κενά, ελλείψεις ή οτιδήποτε άλλο χρειαστεί να διορθώσετε. Επομένως όταν έρθει η ώρα να βγείτε live με το νέο λογισμικό, όλα θα δουλεύουν ρολόι.
Image by Freepik
